unlock-people.com
Unlock.People
HR-advies voor startups en scale-ups uit 's-Hertogenbosch
- Websitebouw
Een eigen klantportaal laten maken.
Klanten die bellen om te vragen hoe ver hun opdracht is. Documenten die heen en weer gaan per mail. In een klantportaal loggen je klanten in en zien ze alleen wat voor hen bedoeld is: hun documenten, hun gegevens of de stand van hun opdracht. Een afgeschermd deel van je website, alleen voor je klanten.
Wat is een klantportaal en wie bouwt het?
Een klantportaal is een afgeschermd deel van je website waar klanten inloggen en hun eigen informatie zien, zoals documenten, gegevens of de stand van een opdracht. Joost Wijgergangs van Web&Wij bouwt zo'n portaal in WordPress, op maat van hoe jij met klanten werkt. Ik bouwde eerder afgeschermde orderportalen en weet hoe je regelt dat iedereen alleen zijn eigen gegevens ziet.
- Wie: Joost Wijgergangs, van Web&Wij
- Wat: Afgeschermde klantportalen in WordPress
- Voor wie: Dienstverleners met vaste klanten en terugkerende opdrachten
- Techniek: WordPress met eigen rollen en maatwerk
- Kennismaking: Een half uur, online of telefonisch
- Reactie: Binnen 1 werkdag
Web&Wij? Dat zijn jij en ik.
Hoe een klantportaal werkt
Een portaal draait om één vraag: wie mag wat zien? WordPress werkt daarvoor met rollen. Een rol bepaalt wat iemand na het inloggen kan zien en doen. Je klanten krijgen een eigen rol, die alleen toegang geeft tot hun eigen deel. Jij en je team krijgen een rol waarmee je alles beheert.
Wat er in het portaal staat, verschilt per bedrijf. Een adviseur deelt rapporten en offertes. Een installateur laat zien in welke fase een klus is. Een opleider zet certificaten klaar. Ik bouw het portaal rond wat jouw klanten komen halen, niet andersom.
Bij documenten let ik extra op. Een bestand hoort alleen open te gaan voor wie is ingelogd en er recht op heeft, ook als iemand de link doorstuurt. Gaat het om persoonsgegevens, dan bespreken we vooraf wat er wel en niet in het portaal komt.
Wil je dat klanten via het portaal bestellen, met hun eigen prijzen? Dan is het een bestelportaal. Daarover lees je meer op de pagina voor groothandels.
Herken je dit?
Je klanten willen weten waar ze staan. Jij wilt niet de hele dag mailen.
De vraag hoe ver het is
Elke week dezelfde mails en telefoontjes: is het al klaar, wanneer krijg ik het, heb je mijn bestand ontvangen?
Bijlagen kwijt
Een rapport of contract zit ergens in een mailwisseling van maanden terug. Je klant vraagt het opnieuw op.
Gevoelige stukken per mail
Je stuurt documenten met persoonlijke gegevens als bijlage, terwijl je weet dat dat eigenlijk netter kan.
Zo pak ik het aan
Een portaal waarin elke klant inlogt en alleen zijn eigen stukken en status ziet. Jij zet het klaar, je klant haalt het op.
Wat je krijgt
Een portaal dat past bij hoe jij met klanten werkt.
-
Een eigen inlog per klant
Klanten loggen in op een inlogpagina met jouw logo en komen meteen in hun eigen deel.
-
Alleen hun eigen gegevens
Elke klant ziet alleen wat bij hem hoort. Dat regel ik met rollen en controles in de code, niet alleen door iets te verbergen.
-
Documenten veilig delen
Rapporten, offertes of certificaten zet je klaar in het beheer. Je klant downloadt ze na het inloggen.
-
De stand van zaken
Laat zien in welke fase een opdracht is. Jij werkt de status bij, je klant ziet het meteen.
-
Zelf beheren
Klanten toevoegen, documenten plaatsen en een status aanpassen doe je zelf, in een beheer met Nederlandse velden.
-
Eerst een omschrijving
Vooraf zet ik kort op papier wat het portaal doet en wat niet. Pas als jij akkoord bent, ga ik bouwen.
In de praktijk
Zo werkt het
Een portaal raakt je klanten. Daarom probeer je het eerst zelf uit.
-
Kennismaken
Een half uur online of telefonisch. Je vertelt wat klanten nu bij je opvragen en hoe je dat nu met ze deelt.
-
Omschrijving en voorstel
Je krijgt een korte omschrijving van het portaal: wie wat ziet, wat je klant kan doen en wat er niet in zit. Met een vaste prijs.
-
Bouwen en testen
Ik bouw op een testversie. Je maakt er een paar proefklanten aan en logt in als klant om te zien wat zij zien.
-
Live en verder
Live op een werkdag, nooit op vrijdag. Daarna 14 dagen nazorg, ook voor de eerste klanten die inloggen.
Benieuwd hoe een project precies verloopt?
Meer over mijn werkwijzeVeelgestelde vragen
Kan ik een klantportaal in mijn bestaande WordPress-website laten bouwen?
Meestal wel. Het portaal wordt een afgeschermd deel van je huidige website, met een eigen inlog. Ik kijk eerst hoe je website in elkaar zit en of er iets moet worden bijgewerkt voordat er een portaal bij kan.
Hoe zorg je dat klanten elkaars gegevens niet zien?
Elke keer dat iemand iets opvraagt, controleert de code of het bij die klant hoort. Dat geldt ook voor documenten: een doorgestuurde link opent niet voor iemand die niet is ingelogd. Op de testversie probeer ik dat zelf uit, ook met een tweede proefklant.
Kunnen klanten zelf een account aanmaken?
Dat kan, maar vaak is het veiliger als jij klanten toevoegt. Dan weet je zeker dat alleen echte klanten erin komen. Wat het handigst is, spreken we af in de omschrijving.
Wat is het verschil met een bestelportaal?
In een klantportaal halen klanten informatie op: documenten, gegevens of de stand van een opdracht. In een bestelportaal bestellen ze, vaak met eigen prijzen per klant. Dat laatste past bij groothandels.
Kan het portaal koppelen met mijn boekhouding of klantenbestand?
Misschien. Dat hangt af van of je systeem een koppeling voor ontwikkelaars heeft. Ik kijk vooraf wat er kan en zet in de omschrijving wat wel en niet lukt. Soms is het slimmer om met een eenvoudige versie te beginnen.
Wat kost een klantportaal?
Dat hangt af van wat klanten in het portaal kunnen. Inloggen en documenten ophalen is iets anders dan een status die vanzelf meeloopt met je planning. Na de kennismaking schrijf ik een korte omschrijving met één vaste prijs. Is iets technisch onzeker, dan zoek ik dat eerst uit op uren.
Werkt het portaal ook op een telefoon?
Ja. Veel klanten kijken even snel op hun telefoon of er iets nieuws is. Het portaal bouw ik net zo goed voor een klein scherm als voor een computer.
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust.
Bijgewerkt op door Joost Wijgergangs
Minder mails over hoe ver het is?
Plan een gratis kennismaking en vertel wat je klanten nu bij je opvragen. Dan kijken we wat er in je portaal komt.